皆さまこんにちは、株式会社プレミアバンク最高セキュリティ責任者(CSO)の岸本です。

お仕事をされている方なら一度は手にしたことがある重要書類や機密情報…。

取扱いには十分注意しているつもりでも、紛失してしまった経験がある方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。ある統計によると、30%強の方が「紛失したことがある」と回答しています。

・家で仕事をするために会社から持ち帰り、他のゴミと一緒に捨ててしまった。
・電車の網棚に重要書類の入ったカバンを置き忘れてしまった。
・重要書類を誤ってシュレッダーしてしまった。

いずれも家に持ち帰りうっかり捨ててしまった、置き忘れなど、本来あってはならないミスですが、社外に持ち出している時点で情報漏えいの最も危険な状態と言えます。

当たり前の話ですが、重要書類は極力持ち出さないようにし、特に個人情報の持ち出しなど、取り扱いには最新の注意をしなければなりません。

弊社でも、文書管理を徹底し、細心の注意を払っています。特に私ども金融機関では、お客様の大切な資産と情報をお預かりしており、万が一、情報漏えいなどあれば信用問題に関わります。

ここで、改めて文書管理をすることがなぜ重要なのかをまとめます。

理由1、「業務の効率化」

文書の種類に応じてきちんと整理し、必要な時に必要な書類をすぐに取り出せるようにしていなければなりません。どの書類がどこに入っているかを探していると、それだけ時間の無駄になります。

理由2、「書類紛失のリスクを下げるため」

会社内には個人情報や重要書類などの機密情報があります。特に個人情報が流出した場合、損害賠償責任や信用問題に発展し、会社に対して大きな損失をもたらしてしまいます。

同時に、万が一情報が流出した場合の経路を調査・把握する上でも、文書管理は必要になります。

このように、個人情報をはじめとした秘匿情報が記載された重要書類を適切に管理することの重要性は、今も昔も変わりません。

重要書類を管理する方法

持ち出さない!

自宅で作業をするために、重要な個人情報が入ったパソコンや資料を持ちだすことは、個人情報流出の可能性を高める大きな要因となるので、避けるべきです。

また、社外の脆弱なネット環境にさらされると、ウイルスに感染してしまう恐れがあります。

USBメモリやPCのログや持ち出し・社内PCやネットワークへの接続可否の管理などを仕組化・システム化して一元化と責任の明確化を行うべきです。

特に最近では、クラウドシステムで簡単にこれらの管理・設定できるシステムが多数開発されていますので、一度検討することをお勧めします。

持ち込まない!

ウイルス感染しているパソコンからデータ取り込み・ネットワーク接続すると社内のパソコンまでもがウイルスに感染してしまう可能性があります。

また、WEBカメラなどをクラッキングして遠隔操作したり、スパイウェアでのデータの抜き出し、直接サーバーなどへ侵入して機密情報を盗む手口が世界規模で起きています。

内部関係者からのウィルス感染などは一番脆弱性が高いため、私用でPCを使わせない(社内外で兼用させない)、フリーWIFIにつながない、怪しいサイトやダウンロードファイルを閲覧しない、といった対策が必要です。

放置しない!

FAXや印刷物の放置、重要書類を机の上に置いたまま帰宅、パソコン画面に個人情報を表示させたまま離席など、このような気の緩みが思わぬ所から流出してしまう危険性があります。

いつでも個人情報などの大切な情報が、誰でも見られる状態になっていないか注意すべきです。

特に営業部門や管理部門では、仕事に忙殺されてお客様の情報に対する意識が甘く、気を抜く場合があるため、社内だからと油断しないで、個人情報の管理には必要以上に気を遣う必要があります。

まとめ

情報漏えいに限った話ではなりませんが、仕事や業務上の過失の多くは、人的ミスによるものがほとんどです。

そのため、ルール策定といった環境整備と、従業員への意識づけと教育という側面から体制と対策を構築する必要があります。

私たちプレミアバンクでは、個人情報など重要書類の管理について、管理部門による徹底した指導と管理により、社員一人ひとりの意識改革を行うだけではなく、環境整備やルール作りにも力を入れています。

本来であれば、ルール通りに日々行われていれば決して難しいことはなく、このようなトラブルは滅多に起きないことですが、ちょっとした気の緩みが多大な影響を及ぼします。

また最近では、金銭トラブルや転職者による、情報の売却・利用を目的とする内部犯行者も多くなっています。

このようなケースは悲しい話ですが、大切なお客様の情報、会社の情報を守るためにも、常に情報の取り扱いには最大限の注意だということを、改めて肝に銘じておきましょう!